München, den 07.09.2020
Sehr geehrte Damen und Herren,
geschätzte Kunden der NEUBO Hausverwaltung!
Das Jahr 2020 stellt für uns alle ein Ausnahme-Jahr dar und wird als solches auch in Erinnerung bleiben. Neben gesundheitlichen Gefahren stellt uns die Corona-Pandemie auch in alltäglichen Dingen vor großen Herausforderungen. Abgesehen von Schwierigkeiten, die auch wir bei der Ausübung unserer Verwaltungstätigkeit erleben, haben wir eines ganz besonders zu schätzen gelernt – nämlich die Treue und den Zuspruch, den wir von Ihnen erfahren haben. Wir möchten uns an dieser Stelle nochmals in aller Form für Ihre Flexibilität und Geduld, die in diesem Ausnahme-Jahr nötig ist, sowie für Ihre Loyalität bedanken.
Wir sind uns im Klaren darüber, dass auch Sie als Kunde und Eigentümer sich die Frage stellen, wie die weitere Verwaltungstätigkeit in der Pandemiephase aussehen wird. Pünktlich nach Abschluss der bayerischen Schulferien möchten wir Sie über unserer weiteren “Fahrplan” informieren.
1. Erstellung des Jahresabschlusses und Belegprüfung
Die coronabedingten Schließungen im ersten Halbjahr diesen Jahres zwangen bedauerlicherweise auch viele Messdienstleister und Ablesefirmen dazu, Ihren Betrieb herunterzufahren, wenn nicht sogar zeitweise gänzlich einzustellen. Ohne die Zuleitung der Heizkostenabrechnung ist es uns als Hausverwalter aber schlicht nicht möglich, den Jahresabschluss fertigzustellen. Erst seit Kurzem erhalten wir sukzessive wieder die benötigten Heizkostenabrechnungen und sind damit nunmehr in der Lage, zumindest für diejenigen Gemeinschaften, deren Heizkostenabrechnung vorliegt, den Jahresabschluss fertigzustellen. Im Anschluss daran wird umgehend der Verwaltungsbeirat informiert, um zeitnah einen Termin zur Belegprüfung anzuberaumen. Wir bitten für die diesjährige Verzögerung betreffend die Erstellung des Jahresabschlusses höflichst um Ihr Verständnis.
Sollte es trotz Fertigstellung des Jahresabschlusses in Ausnahmefällen widererwartend nicht möglich sein, einen zeitnahen Versammlungstermin anzuberaumen, würden wir uns in Einzelfällen erlauben, Ihnen – in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat – den Jahresabschluss vorab gesondert zukommen zu lassen.
2. Eigentümerversammlungen
Wie Ihnen sicherlich aus den Medien bekannt ist, unterliegen die geltenden Hygienevorschriften und Abstandsregelungen derzeit einem steten Wandel, sodass es beinahe unmöglich ist, längerfristig zu planen. Selbstverständlich sind wir auf das Äußerste bemüht, für alle von uns betreuten Wohnanlagen in den noch verbleibenden Monaten eine Eigentümerversammlung durchzuführen. Wir werden uns hierzu gesondert mit den jeweiligen Verwaltungsbeiräten abstimmen. Rein vorsorglich und informatorisch möchten wir an dieser Stelle nochmals darauf hinweisen, dass mit Art. 2 § 6 Abs. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der Covid-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27.03.2020 die gesetzliche Grundlage geschaffen wurde, Wohnungseigentümerversammlungen – wie von einigen Mitbewerbern bereits angekündigt – in diesem Jahr auch gänzlich ausfallen zu lassen.
Wir bitten um Verständnis dafür, dass insbesondere die Fertigstellung des Jahresabschlusses sowie die Dringlichkeit der zu behandelnden Tagesordnungspunkte die diesjährige Reihenfolge bei der Durchführung der Versammlungen vorgeben wird und wir Terminwünsche nicht immer berücksichtigen können. Beachten Sie bitte auch, dass die Wahl eines geeigneten Versammlungslokals unter Berücksichtigung der geltenden Hygienevorschriften – insbesondere bei größeren Gemeinschaften – eine zusätzliche Erschwernis darstellt. Einige Gastronomiebetriebe haben coronabedingt Einschränkungen bei der Wiederaufnahme ihres Betriebes eingeführt mit der Folge, dass uns zudem auch noch weniger Lokale zur Verfügung stehen als in den Vorjahren.
Wir erlauben uns den höflichen aber bestimmten Hinweis, dass die Verantwortung für die Einhaltung der behördlichen Pandemieauflagen grundsätzlich bei uns als Verwalter liegt. Wir weisen darauf hin, dass wir unsere Vorgehensweise und Maßnahmen nach anwaltlicher Beratung ausarbeiten und aus Haftungsgründen auch entsprechend umsetzen müssen. Wir bedauern und bitten um Verständnis dafür, dass wir in Einzelfällen bestimmte Wünsche, wie z.B. bei der Wahl eines bevorzugten Versammlungslokals bzw. -termins, gegebenenfalls bei manchen Gemeinschaften nicht werden erfüllen können, wenn wir die Einhaltung der Hygienevorschriften als nicht gesichert ansehen.
Aufgrund der nach wie vor andauernden Pandemielage möchten wir die dringende Empfehlung aussprechen, von der Möglichkeit der Vollmachtsabgabe Gebrauch zu machen, um eine persönliche Teilnahme an der Versammlung zu vermeiden. Wenn Sie sich dennoch für eine persönliche Teilnahme entscheiden, dürfen wir Sie bitten, selbst eine Mund-Nasen-Bedeckung (Maske) mitzubringen und die jeweils geltenden Abstands- und Hygienebestimmungen einzuhalten. Sie werden im Einladungsschreiben nochmals hierauf hingewiesen.
Wir möchten uns an dieser Stelle nochmals in aller Form für Ihr Verständnis in Bezug auf die unsererseits ausgesprochenen Einschränkungen bedanken. Seien Sie bitte versichert, dass wir keinesfalls beabsichtigen, Sie in irgendeiner Weise zu schikanieren. Wir sind uns im Klaren darüber, dass diese Maßnahmen für alle von uns als Belastung empfunden werden. Schwierigkeiten bereitet insbesondere der Umstand, dass es sich bei den seitens der Behörde ausgesprochenen Regeln eben nicht um bloße Empfehlungen, sondern um Rechtsvorschriften handelt, deren Nichtbeachtung rechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Insofern stehen auch wir in der Pflicht, uns in dem vorgegebenen Rahmen zu bewegen. Denn nur so sind auch wir in der Lage, Ihren eigenen Schutz als auch den unserer Mitarbeiter zu gewährleisten.
Wir verfolgen regelmäßig die aktuellen behördlichen Mitteilungen und Änderungen des Geschehens, um unsere Arbeitsweise zeitnah anpassen zu können. Gerne halten wir Sie über etwaige Änderungen auf dem Laufenden.
Wir bedauern nach wie vor die derzeit bestehenden erschwerten Bedingungen und bedanken uns in aller Form für Ihr Verständnis und Ihre Mitwirkung. Bleiben Sie gesund!
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team der NEUBO Hausverwaltung