München, den 10.06.2020
Sehr geehrte Damen und Herren,
geschätzte Kunden der NEUBO Hausverwaltung!
Die Corona-Pandemie stellt uns alle weiterhin vor große Herausforderungen. Insbesondere die sich schnell ändernden rechtlichen Vorschriften machen es kaum möglich, längerfristig zu planen. Wir sind uns im Klaren darüber, dass auch Sie als Kunde und Eigentümer sich die Frage stellen, wie die weitere Verwaltungstätigkeit in der Pandemiephase aussehen wird. Die Schwerpunktthemen stellen dabei die jährliche Eigentümerversammlung sowie die Durchführung von Parteiterminen dar. Nach Prüfung der rechtlichen Gegebenheiten und unter Berücksichtigung der allgemeinen Rahmenbedingungen haben wir für uns einen “Fahrplan” erstellt, über den wir Sie gerne informieren möchten.
1. Eigentümerversammlungen
Es ist bedauerlicherweise immer noch nicht absehbar, ab wann bzw. ob überhaupt Eigentümerversammlungen in diesem Jahr wieder stattfinden dürfen. Beachten Sie bitte, dass auch nach § 5 der am 30.05.2020 in Kraft getretenen Fünften Bayerischen Infektionsschutzmaßnahmenverordnung die Durchführung von Eigentümerversammlungen in der gewohnten Form verboten bleibt. Uns erreichte darüber hinaus kürzlich auch eine Mitteilung des Verbandes der Immobilienverwalter Bayern e.V., in dem – nach Rücksprache mit dem Kreisverwaltungsreferat der Landeshauptstadt München (!) – nochmals ausdrücklich auf dieses Verbot hingewiesen wird. Unter zusätzlicher Berücksichtigung des mit einer Eigentümerversammlung ohnehin in Verbindung stehenden organisatorischen und zeitlichen Aufwands (Suche nach geeigneten Versammlungsräumen, Einhaltung der Ladungsfrist, etc.) möchten wir Ihnen bereits heute mitteilen, dass wir vor Beginn der Bayerischen Sommerferien keine Eigentümerversammlungen mehr durchführen werden. Es verbleibt aber die große Hoffnung, dass sich die Lage nach den Sommerferien etwas entspannen wird.
Wir arbeiten derzeit mit Hochdruck daran, sämtliche Jahresabrechnungen 2019 zum Zwecke der Durchführung der Belegprüfung fertigzustellen und in Abstimmung mit den Verwaltungsbeiräten die Tagesordnungen auszuarbeiten. Beachten Sie bitte, dass es bei einigen Ablesefirmen bedingt durch die Coronakrise zu Verzögerungen bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung kommt, ohne die es uns nicht möglich ist, die Jahresabrechnung fertigzustellen. Sobald uns diese vorliegen, werden wir mit dem Verwaltungsbeirat kurzfristig einen Belegprüfungstermin anberaumen. Sobald Eigentümerversammlungen wieder erlaubt sind, möchten wir entsprechend vorbereitet sein und ohne zeitliche Verzögerungen starten können.
2. Sonstige Parteitermine
Mit Corona-Nachricht vom 20.05.2020 teilten wir Ihnen bereits mit, dass wir ab der kommenden Woche unter Wahrung der Hygienevorschriften für Parteitermine wieder zur Verfügung stehen. Um Unstimmigkeiten bei der Umsetzung der Hygienevorschriften zu vermeiden, weisen wir im Vorfeld nochmals ausdrücklich auf die wichtigsten Regeln hin.
I. Termine in unseren Büroräumlichkeiten sind im Vorfeld mit dem jeweiligen Ansprechpartner unter Nennung von Namen und Kontaktdaten zu vereinbaren. Wir stehen in der Pflicht, – falls erforderlich – Infektionsketten zurückverfolgen zu können. Spontanen Besuchern ohne Terminvereinbarung wird der Einlass verwehrt.
II. Vor Betreten unserer Büroräumlichkeiten sind die Hände in den im Eingangsbereich befindlichen Waschräumen zu waschen.
III. Zu anderen Personen ist ein Mindestabstand von 1,5 m einzuhalten. Persönlicher Körperkontakt (z.B. Händeschütteln) ist zu vermeiden.
IV. In den Büroräumlichkeiten ist ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen. Dieser ist bitte selbst mitzubringen!
V. Der Aufenthalt ist ausschließlich im Besprechungsraum gestattet.
VI. Es werden keine Getränke gereicht.
VII. Sämtliche Parteitermine sind auf max. 60 Minuten begrenzt.
Im Falle der Nichtbeachtung bleibt der Einlass vorbehalten! Sofern eine Belegprüfung in unseren Räumlichkeiten aufgrund der derzeitigen Corona-Situation von Ihnen nicht gewünscht wird, können wir auch alternative Möglichkeiten anbieten. Setzen Sie sich hierzu bitte mit Ihrem Ansprechpartner in Verbindung.
Wir möchten uns an dieser Stelle nochmals in aller Form für Ihr Verständnis in Bezug auf die unsererseits ausgesprochenen Einschränkungen bedanken. Seien Sie bitte versichert, dass wir keinesfalls beabsichtigen, Sie in irgendeiner Weise zu schikanieren. Wir sind uns im Klaren darüber, dass diese Maßnahmen für alle von uns als Belastung empfunden werden. Schwierigkeiten bereitet insbesondere der Umstand, dass es sich bei den seitens der Behörde ausgesprochenen Regeln eben nicht um bloße Empfehlungen, sondern um Rechtsvorschriften handelt, deren Nichtbeachtung rechtliche Konsequenzen nach sich zieht. Insofern stehen auch wir in der Pflicht, uns in dem vorgegebenen Rahmen zu bewegen. Denn nur so sind auch wir in der Lage, Ihren eigenen Schutz als auch den unserer Mitarbeiter zu gewährleisten.
Wir verfolgen regelmäßig die aktuellen behördlichen Mitteilungen und Änderungen des Geschehens, um unsere Arbeitsweise zeitnah anpassen zu können. Gerne halten wir Sie über etwaige Änderungen auf dem Laufenden.
Abschließend möchten wir Ihnen und Ihren Lieben einen angenehmen Feiertag und – sofern bei Ihnen der Fall – ein schönes langes Wochenende wünschen. Wir bedauern nach wie vor die derzeit bestehenden erschwerten Bedingungen und bedanken uns in aller Form für Ihr Verständnis und Ihre Mitwirkung. Bleiben Sie gesund!
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team der NEUBO Hausverwaltung